■電話対応マナー講座(転職・就職編)
募集内容などで何か疑問点や確認したいことが発生した場合、必ず問い合わせておきましょう。 また応募書類を送る前に電話をかけるという指示があった場合、事前に電話しておかなければなりません。
応募先に電話をすることからすでに選考は始まっていると思ってもいいでしょう。 印象を悪くしないためにもこれらのポイントは必ず押さえておきましょう。
①電話をかける時間帯に気をつける
始業直後や終業近い時間帯の電話は避けましょう。非常に多忙な時間帯ですので迷惑になります。 一般的に昼休憩に当たるような時間帯も避けることはいうまでもなく、その前後の時間帯も担当者が不在のことが多いのでやめましょう。
②電話をかける場所にも気をつける
外からかける場合、携帯電話では通話状態が悪い場合があるので、できれば公衆電話を使用するのがいいでしょう。 店舗や飲食店などの公衆電話ではＢＧＭや雑音が多いので避けましょう。また同じ理由で道路脇の公衆電話もやめておきましょう。
③電話での話し方に気をつける
電話での話し方や応対の仕方で、社会常識が問われます。もちろん態度が悪いと採用の可否にも響いてきます。 質問をする際には丁寧にかつわかりやすく簡潔にしましょう。事前に紙に書き出しておくといいでしょう。
また、志望動機などを電話で突然聞かれる場合もあります。そんな時はあわてないで冷静に答えましょう。聞かれそうなことを予想して事前に答えを考えておくのもいいでしょう。 メモ帳を用意しておき、大事なことは書き取っておきましょう。
④最初の電話で聞いてはいけないこと
最初の電話では、給与に関すること、残業時間、休日、休暇に関することは聞かないようにしましょう。 担当者側としては最初から残業時間や休日のことを聞かれては、応募者の仕事に対する姿勢を疑わざるをえなくなりますし、応募者のキャリアなど何も知らないうちから給与のことを聞かれても答えようがないからです。
⑤電話のかけ方
参考例 先方が電話に出たらまず自分の名前を名乗りましょう。 そして、求人を何で知ったかを伝え、採用担当者につないでもらいましょう。
例：「私、○○○○と申します。○○で御社の○○（職種名）の求人広告を拝見して、お電話いたしました。採用ご担当の方をお願いいたします」
担当者が出たら、再び自分の氏名を伝えて、まず先方の都合を尋ねるようにしましょう。
例：「私、○○○○と申します。○○で御社の○○（職種名）の求人広告を拝見して、お電話いたしました。おうかがいしたいことがあるのですが、今お時間はよろしいでしょうか。」
担当者が不在の場合や都合が悪い時間であった場合は、かけなおしてよい時間を聞いておきましょう。
例：「わかりました。では何時ごろならよろしいでしょうか。」
相手の都合がよければ、本題に入りましょう。 問い合わせたいことや、応募方法の確認をしましょう。
例：「御社の募集要項には勤務地が複数書かれてありますが、○○（職種名）の場合、どちらの勤務地になるのでしょうか。」
問題が解決すれば、御礼を言って受話器を置きましょう。 受話器を置くタイミングとしては、相手が受話器を置くのを確認してからにしましょう。
例：「お忙しいところお時間を頂きありがとうございました。必要な書類を送らせていただきますのでよろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。」
